整体院を開業したら用意すべき4つの管理シート|テンプレート付き

整体院を開業したら用意すべき4つの管理シート|テンプレート付き

整体院を開業しても、最初に何を準備したらいいのかわからないまま日だけが過ぎてしまう。そうするとついつい忘れてしまいがちなのが、売上管理シートや予約管理シートなどです。

中には、売上が少ない店舗の場合、予約管理をメモ帳で補っているなどのケースもあります。

売上、予約、顧客、月ごとの経理を管理することは、集客や売上のアップに直接影響しないように感じるかもしれませんんが、実は集客アップにも売上アップにも重要なものです。

ここでは、下記の4つのテンプレートのダウンロード方法と使い方について解説をしていきます。

・売上管理シート
・月ごとの経理シート
・予約管理シート
・顧客管理シート

整体院を開業したら必ず用意すべき4つの管理シート|ダウンロードと使い方

先日下記のツイートをしました。

今回は整体院などの店舗運営に欠かせない管理シートのテンプレートと使い方を事例を交えながら解説していきます。

これまでに500件を超える整体院、治療院、サロンを見てきましたが、意外とちゃんとやれていないものが売上や顧客の管理でした。冒頭にも書きましたが予約管理などもメモ帳で代用しているケースも実は多いのにびっくりしました。

管理と言っても、有料サービスを導入するなどは必要なく、本記事で紹介するテンプレートをそのまま活用してもらえれば大丈夫な内容です。

  • 売上管理シート
  • 月ごとの経理シート
  • 予約管理シート
  • 顧客管理シート

上記4つのテンプレートのダウンロード方法と使い方を1つづつ画像付きで解説をしていきます。ぜひあなたの店舗でも活用していってください。

管理シートで売上アップもできます

管理シートを使うことは、売上アップに実は連動しています。例えば、予約管理シートを使うと、どの時間帯に予約が入りやすいのか、埋まらない時間帯はどこなのかを感覚値ではなく、数字で判断することができるようになります。

仮に19時以降に予約が入りにくい場合、チラシなどを使って集客をする時に「19時以降の割引」などを切り口にして集客増加の施策が打ちやすくなったりします。各シートの紹介の時に、売上アップに繋げるワンポイントも紹介しておくので、ぜひチェックしてみてください。

整体院開業準備|売上管理シートのテンプレートと使い方

整体院|売上管理シート

売上管理シートのダウンロードはここをクリック(Excelファイル)

上記は売上管理シートの画像です。この売上管理は日ごとに使うようにしましょう。どのメニューが何件取れたかが1枚のシートで管理できるようになります。日にちを記入しながら使用することで月ごとの管理ができるようになります。

操作する箇所は4箇所です

  • 日にち
  • 顧客区分
  • コース(物販)
  • 金額

基本的には施術メニューが中心になると思いますが、物販を扱っている店舗の場合は物販の列を操作してください。

各シートは選択したい箇所にカーソルを合わせることで選択形式で記入をすることができます。

売上管理シートの使い方例

選択形式にすることで毎回同じ内容を打ち込む手間を省くことができます。

メニューと金額の設定方法

売上管理シートの「 K 列」と「L 列」を変更することで、あなたの店舗に合わせたシートを作ることができます。

K列の内容と変更方法

「K列」にはコース名を記入します。ダウンロードした状態では「○分コース」という記載が縦に並んでいますが、上からコース名や時間などを変更することで、「C列」のコース名を記載した名称で選択することができるようになります。

K列の変更例

  • ○分コース→整体コース
  • ○分コース→60分コース
  • ○分コース→180日プログラム
    など

L列の内容と変更方法

「L列」にはコースの金額を記入します。コース名の横に金額を記載しておくことで管理しやすくなります。ダウンロードした状態では3000という数字で記載されています。「L列」を変更することで、「D列」の金額を記載した内容から選択することができるようになります。

「L列」の変更例

  • 3000→2980
  • 3000→5000
  • 3000→10000
    など

回数券などの場合の使い方

回数券などの場合、初回の購入はあっても指定回数は0円表記になるはずです。その場合は、コース名(K列)に「回数券購入」という名称と、「回数券使用」という名称を記入しておくことで、管理することができます。

月の集計をする時の使い方

売上管理シートは1ヶ月ごとにシートを使い分けると管理がしやすくなりますが、月締めをする時のコツとして、1ヶ月にどのコースが何件売れたのかを計測する方法を紹介します。

売上管理シートの使い方|フィルター設定

上記の画像の手順でフィルター設定を行い、下記画像の赤枠にある🔽の箇所をクリックします。

売上管理シート|フィルターの使い方

売上管理シートから売上をアップするコツ|事例付き

売上管理シートを使うことで、どのコースの人気があるのか、どのコースの予約が薄いのかを把握することができるようになります。人気のコースがわかることで、チラシやホームページ、ブログやSNSなどで「1番人気は○○コースです」などのように伝えることができます。

逆に人気のないコース(特に売上に貢献していないコース)は、見直すことができるようになったり、あえてそのコースを強く打ち出し集客の材料にすることができます。

実際に僕のクライアントであった事例でも、月に2件ほどの予約しか入らないコースがありましたが、チラシを使い「3日間限定」という限定性を使って集客をしました。

3日間で7件の予約が入り、そこでアンケートを用意しておき感想をもらうこと(お客様の声として活用)で毎月の予約数を2件ほどから5件まで上げることができるようになりました。

何が売れているか、何が売れていないのかを把握することで売上をアップさせるヒントを手に入れる。そうした施策のきっかけを作ることができるのが売上管理シートの一つの使い方になります。

整体院開業準備|月ごとの経理経理シートのテンプレートと使い方

月ごとの経理管理シートのダウンロードはここをクリック(Excelファイル)

月ごとの管理シートは、先に紹介した売上管理シートと合わせて使うようにしておきましょう。月の売上を月ごとの経理管理シートの「3行目」に記入します。

売上と経費を記載しておきましょう

ダウンロードファイルの「14行目」以下が経費の記入欄になります。支払いが発生したタイミングで記入をするようにしておくことで、毎月の営業利益を算出することができます。

経費の項目を増やしたい、行数を増やす方法

経理シートの行を挿入する方法

上記の画像のように、行を増やしたい箇所にカーソルを合わせて「右クリック」または「2本指タップ」(設定により違うこともあります)をしてメニューを開きます。

メニューの中から「挿入」を選択することで、行を追加することができます。

月ごとの経理管理シートを使って利益を上げる方法

経理管理シートの一番の利点は、売上と経費を把握することができるという点です。利益を出すには下記の公式に当てはめて考えることができます。

利益=売上ー経費

実際にはもっと細かく見ることができますが、シンプルに上記の公式を覚えておけると良いですね。利益が少ない場合は、売上が低いか、経費を削減する2択しかありません。売上が少ないのに経費ばかり使っていては利益が残らない。このように経営バランスを確認し改善できるようにすることができます。

整体院開業準備|予約管理シートのテンプレートと使い方

予約管理シート

予約管理シートのダウンロードはここをクリック(Excelファイル)

予約管理シートは1日ごとに分けて使うようにしておきましょう。中には予約があまりにも入らないからまとめて使うというケースも聞きますが、実は次に活かせない使い方なので注意しておきましょう。使う時は1日ごとにシートを分けて使うようにすることを心がけてください。

記入する内容は4点です

  • 予約者名
  • コース名
  • 連絡先
  • 補足

記載する内容は上記の4点です。電話予約、Web予約が中心のはずなので、その時に取得しておきたい内容も上記の4点は漏らさないようにしいておきましょう。

予約管理シートの使い方は使いやすい方法でOK

予約管理シートに関しては、ダウンロードしたファイルをそのまま使う方法と、プリントアウトして手書きで使う方法があります。使いやすい方法で活用してもらって大丈夫です。

プリントアウトする方法

予約管理シートをダウンロードしたあと、どうやってプリントアウトするのかを手順を解説しておきます。

シート印刷方法解説

上記の画像は予約管理シートの実際の画像ですが、赤枠にある「プリント」を選択して印刷に進みます。

予約管理シートを使った売上の上げ方|事例付き

予約管理シートは集客力をアップさせるのに使いやすいものです。強盗でも下記のように紹介をしました。

「例えば、予約管理シートを使うと、どの時間帯に予約が入りやすいのか、埋まらない時間帯はどこなのかを感覚値ではなく、数字で判断することができるようになります。

仮に19時以降に予約が入りにくい場合、チラシなどを使って集客をする時に「19時以降の割引」などを切り口にして集客増加の施策が打ちやすくなったりします。」

上記の内容は、過去にクライアントさんの整体院で実施した方法の一つです。

予約管理シートは時間、曜日で予約の入りやすい日、入りにくい日を把握することができます。どこに集客をしたいか、どの時間だと集客がしやすいのかなどの情報を手に入れることができるのが強みなので、使い続けていくことでその効果を発揮してくれるようになります。

整体院開業準備|顧客管理シートのテンプレートと使い方

顧客管理シート

顧客管理シートのダウンロードはここをクリック(Excelファイル)

顧客管理シートは、お客様の情報をまとめておくものです。多くの整体院などではカルテを使い一人一人の管理をしていますが、一つのファイルでまとめておくことで、顧客情報をまとめるだけではなく、集客や売上アップに使うことができるようになります。

顧客管理シートは1箇所だけ定期的に更新をします

顧客管理シートは新規のお客様が来院したタイミングで記入をしておきましょう。

ただし、「C列目」の「最終来院日」を定期的に更新するようにしましょう。更新するタイミングは既存客(1度でも来院したことがある人)がリピートしてくれたタイミングです。最終来院日を更新しておくことで、最後に来院した日からどのくらい来ていないのかなどの情報を把握することができるようになります。

顧客管理シートを使って売上を上げる方法|事例付き

顧客管理シートを活用する上で大切なことは「最終来院日」を活用することです。

整体院に限ったことではありませんが、顧客は3つのタイプに分類することができます。
  • 新規顧客
  • 既存顧客
  • 休眠顧客

3つのタイプにわけることで、DMやメルマガやLINEなどを使った顧客層に合わせた集客施策が行えるようになり集客につなげやすくなります。

過去の成功事例

  • 6ヶ月以上来院していなかった休眠顧客に対して、クーポンを付けたDM(ダイレクトメール)を送付
  • 約150通に対して23名の再来院に繋げることに成功
  • その後、8名の次回予約を獲得

一度は来院しなくなったお客様が再びリピート客として来院してくれるようになりました。顧客タイプをしっかり分類しておくことで売上アップに繋げることができるという一つの事例として紹介しておきます。

まとめ

整体院で開業をしたら、下記の4つの管理は必ず行っていきましょう。

  • 売上管理シート
  • 月ごとの経理シート
  • 予約管理シート
  • 顧客管理シート

管理と聞くと作業がめんどくさいと考えてしまいがちですが、しっかりと情報を整理整頓しておくことで売上アップに変換させることができるようになります。管理方法については、本記事でテンプレートをダウンロードすることができます。また、テンプレートの使い方や売上アップに繋げるノウハウも紹介しました。

集客で悩んでいる、売上アップに悩んでいるなら、一度店舗の数字や顧客情報を見直してみましょう。本記事で紹介した事例を使うだけでも売上アップに繋げるヒントがあるかもしれませんよ。

整体院を開業したら用意すべき4つの管理シート|テンプレート付き
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